Digitalizace církve vs. církev online

1. června 2022

Představte si církev, která neposílá ani jeden zbytečný papír a tiskne jen to, co je nezbytné. Přesně takovou církev chceme mít během několika málo let. Proč? A co to znamená?

Digitalizujeme církev nebo církev online?
1. června 2022 - Digitalizace církve vs. církev online

O digitalizaci se mluví všude, ale jen málo se dělá. Myslím, že jde o strach dvojího typu. Tím prvním je prostý strach ze změny a druhým obava, zda to nebude příliš složité a ve výsledku ještě složitější než předtím. Pokusím se napsat, proč k oběma typům obav není důvod.

Církev má kázat Krista, scházet se, působit navenek, dělat diakonii, učit a prostě být "k světu". To, co nás od toho nejvíc zdržuje a brání, je přebujelá administrativa a neustálé řešení věcí dovnitř. Kromě praxe, kdy 100 evengelíků má 106 názorů, trpíme na papírování. Ale dost opakování těchto klišé a ukažme si, co se již udělalo a dělá.

V církve nefungují revoluce, ale postupné kroky v logickém sledu. Základem pro změnu je přesná analýza, kde nás tlačí bota nejvíc. To není nic složitého zjistit. Digitální doba zavedla "mejlování", který je určitě fajn. Ale pozor - mnoho věcí neulehčí. Email není efektivní nástroj pro řízení čehokoliv. Je to jen dobrý kanál pro sdělování infromací, pouhá (elektronická) ale pořád jen pošta. Řada z nás také žije v domnění, že "mám-li mail, jsem digitalizován". Určitě je denní užívání mailu dobrý start, ale k digitalizaci má ještě daleko. Zde si dovolím odbočku. Praxí jsem došel k závěru, že email používám mimo pracovní dobu jen ve zcela nejnutnějších případech. A i když nějaký dostanu, není-li to smrtelně nutné, mimo pracovní dobu neodpovídám. Být online a na dosah není zdravé a efektivní. Je třeba odpočívat a i techniku vypínat. 

Ale zpět k digitalizaci. Při zavádění sledujeme, co lidí pálí. Na ÚCK se zabýváme delší čas analýzou, "co potřebujeme jako první". Vynořuje se mnohé, nicméně začít je třeba postupně a v krocích. Minulý rok jsme postavili rodinu webů a ušetřili tím staisíce na správu a tvorbu. Dnes je již přes 20 sborů, které modul používají. Povšechné weby jsou v rodině již všechny. Provoz takové rodiny vyjde na mizivou částku.

Jdeme dál a digitalizaci stavíme na skvělém sběru evidenčních dotazníků a spolupráci s již fungujícícmi databázemi ČCE ve spolku evangnet.cz. Vše s vědomím, že "každé číslo či údaj sbíráme jen jednou". Digitalizace nám ušetří velké množství práce, nervů, poštovného a umožní sledovat věci odkudkoliv. Pracujeme i s verzí, aby v případě dlouhodobé pandemie či něčeho horšího, mohla církev technicky fungovat maximálně efektivně i bez fyzické kanceláře. V roce 2022 spustíme nově modul na povolávání farářů a systém pro podávání grantů, protože to jsou zjištěné největší administrativní balíky. Konkrétně povolávání farářů zabírá na objem ca 30% celé pošty ústředí s potřebou opatřování desítek podpisů, posíláním obálek tam a zpět (sbory, seniorát, ÚCK). U toho navíc vzniká velká chybovost. Podávání grantů nabídne stejné prostředí podávání žádostí ve všech grantových programech jako je Jeronýmova jednota, DARP. A všechna data o sborech si automaticky natáhne z již zmíněných dotazníků - vyplňující osoba dodá jen pár políček základních infromací, rozpočet a konec. Všechny další podpisy budou jen na kliknutí. Toto vše bude již v létě 2022.

Tím ale neskončíme, Následovat budou schvalování dovolených a docházek, protože schvalovat musí řada nadřízených. Odpočívat je dobré, nhrazování volna férové a v případě chyb hrozí, že lidem, kteří pracovní místa v církvi opouštějí, musíme vyplácet obrovské peníze za nevyčerpanou dovolenou.

Dále přibude sofistikovanější správa přihlášek na akce včertně správy kontaktů, předplatitelů časopisů, fotoarchiv církve, správa zpráv pro synod, databázová sbírka kázání či evidence vzdělávání kazatelů. Je toho dost, ale jdeme postupně. Vše bychom chtěli zvládnout do tří let. Tedy - za tři roky již žádné obálky, zbytečné fyzické podpisy, ježdění na poštu či pro podpisy.

Otázky si klademe nad úpůsobem archivace. V tomto směru stále dbáme na to, aby klíčové dokumenty jao jsou darovací smlouvy, protokoly výběrových řízení ad.) byly v jedné kopii na konci každého procesu vytištěny. Nikoliv každý mail ale všechny výsledné dokumenty. Střetává se zde názor "plně bez papíru" a ten, který zastává "minimální papírovou archivaci". Já se jako vedoucí kloním k tisku finálních smluv či dokumentů v jedné fyzické kopii do archivu. Každopádně papíru a tisku již je a do budoucna bude naprosté minimum.

Vypadá to možná celé složitě. Chápu. Je to proces a za podporu při něm vám moc děkuji. Na konci budou ale věci daleko jednoduší. Jako církev trpíme na své presbyterně-synodní zřízení, které jsme posadili i do roviny právní. Všechny změny, podpisy a žádosti proto podepisují vždy 2 statutáři - farář a kurátor. Navíc se často věci schvalují na více úrovních a při menších akcích vypadá takový systém jako "tank na veverku." Ano, náš systém je dosti výjimečný, nicméně při eelktronickém podepisování zaručuje velkou transparentnost a bezpečí více očí.

Proto nyní zásadně potřebujeme, aby kurátoři a kurátorky měli pro účely podepisování funkční email. S provozovateli evangnet.cz jsme domluveni, že vstupy do všech systémů budou pro každou podepisující osobu pod jedním mailem a heslem, které mají či budou mít uvedené statutáři v databázi sborů na evangnet.cz. Proto budeme v létě 2022 emaily kurátorů do systému postupně vkládat. A pomáhat těm, kdo s maily zápasí, tam jistě pomůžeme!

To je asi vše,m co digitalizace je a bude. Co ale digitalizace není? Není to přechod na online církev. Naopak. Online nástroje jsou dobré, ale církev žije ve sborech, ve společenství. Digitalizace pomáhá výhradně administrativně a zrychluje přenos informaci. Nepřenáší těžiště práce sboru na web, nevytváří nový obsah.

Speciální web k digitalizaci najdete zde.