Úkoly SV z řádů a usnesení

Autorizace povolání a smluv v aplikaci AKTA
Vyjádření k žádostem v DaRP a pro JJ-SF

Dohled nad funkčními obdobími
Dohled nad odvody seniorátu a sborů
Evidenční dotazníky a hospodářské výkazy

Seniorátní výbor (obvykle prostřednictvím seniora) průběžně sleduje úkoly vyplývající z církevních řádů a směrnic, usnesení synodu, usnesení konventu i z činnosti seniorátního výboru.

Jednotlivé úkoly můžete:

předat konkrétním členům seniorátního výboru,
svěřit jiným osobám nebo orgánům v seniorátu,
po dohodě postoupit příslušným celocírkevním orgánům,
nebo je zpracovat sami.

Stav a plnění úkolů je třeba sledovat a v případě potřeby vyžadovat jejich dokončení.

Hlavní úkoly během roku

sledovat konce funkčních období,
kontrolovat odvody do Personálního fondu,
kontrolovat repartice a sbírky,
sledovat odevzdávání evidenčních dotazníků a hospodářských výkazů,
zajistit kontrolu a autorizaci dotazníků,
evidovat a průběžně vyhodnocovat splnění úkolů uložených seniorátnímu výboru.

Autorizace povolání a smluv v aplikaci AKTA

V aplikaci AKTA na Evangnetu senior nebo seniorátní kurátor po příhlášení autorizují příslušné kroky procesů spojených s povoláváním farářů a jáhnů nebo se samostatně uzavíranými nájemními smlouvami a smlouvami o příplatku na bydlení. Autorizace navazuje na rozhodnutí a vyjádření SV.

Ve smlouvách uzavíraných prostřednictvím aplikace AKTA autorizace nahrazují podpisy.

Před autorizací si ověřte, zda jsou v procesu přiloženy všechny požadované dokumenty a zda byly splněny všechny příslušné podmínky.

Doporučuje se aplikaci AKTA pravidelně kontrolovat, aby nedocházelo ke zbytečným prodlevám v jednotlivých řízeních.

Podrobnější informace o povolávání F/J jsou uvedeny v samostatné kapitole manuálu.

Vyjádření k žádostem v DaRP a pro JJ-SF

Senior a seniorátní kurátor autorizují žádosti farních sborů o finanční podporu. Autorizace potvrzuje vložené stanovisko SV.
Před autorizací v elektronickém systému pro příjem žádostí ověřte smysluplnost a úplnost žádosti a případných příloh.

Podrobnější informace ke grantovému systému a k JJ-SF jsou uvedeny v samostatné části manuálu.

Je důležité dodržet termín pro autorizaci, protože po jeho uplynutí již nemusí být možné žádost řádně projednat.

Termín pro autorizaci žádostí ze strany seniorátu bývá obvykle stanoven v období od 1. května do 30. června, konkrétní termíny je však potřeba každý rok ověřit ve vyhlášených podmínkách příslušné výzvy.

Dohled nad funkčními obdobími

Průběžně sledujte funkční období:

volených seniorátních funkcí,
farářů a jáhnů a pastoračních pracovníků,
staršovstev.

Doporučuje se vést tabulku volených funkcí s uvedením konce funkčního období. Na začátku každého roku si z ní můžete připravit přehled funkcí, u kterých bude během roku potřeba zajistit volbu nebo jiné navazující kroky.

Důležité je tabulku průběžně aktualizovat.

Dohled nad odvody seniorátu a sborů

Pravidelně kontrolujte plnění finančních povinností sborů i seniorátu. Doporučuje se kontrolovat odvody zejména v červnu a říjnu.

Informace i stavu plateb do PF, sbírek i repartic najdete na webu Správní rady PF. Údaje jsou zpravidla aktualizovány na začátku měsíce, proto nemusí zahrnovat nejnovější platby. V případě nejasností můžete kontaktovat příslušný sbor, případně také ekonomické oddělení ÚCK.

Sledujte také včasné odeslání odvodu do PF za seniorátní faráře, jáhny a pastorační pracovníky, pokud ve vašem seniorátu působí.

S evidencí a kontrolou odvodů vám může pomoci referent podpory seniorátů.

Personální fond

1. splátka do 31. 5.
2. splátka do 31. 10.

Repartice

seniorátní repartice podle pravidel seniorátu,
celocírkevní repartice do 30. 6. a 30. 11.

Sbírky

celocírkevní sbírky,
seniorátní sbírky.

Přehled vyhlášených celocírkevních sbírek bývá rozesílán ve sborové zásilce na začátku roku.

Evidenční dotazníky a hospodářské výkazy

Termíny pro odevzdání, uzavření a autorizaci dotazníků vyhlašuje ÚCK každoročně v lednu. Je vhodné na tyto termíny upozorňovat v seniorátních informacích.

Přehled odevzdaných dotazníků najdete po přihlášení do Evangnetu v nabídce Administrace.

Kontrola a urgence

Kontrolu dotazníků si můžete rozdělit mezi více osob. U hospodářských výkazů je vhodné zapojit někoho se zkušeností v oblasti účetnictví (např. seniorátní účetní, revizoři apod.).

Sledujte, které sbory mají dotazníky uzavřené.
Sbory, které termín nedodrží, včas kontaktujte a připomeňte jim povinnost odevzdání.
U hospodářských výkazů dohlédněte, aby všechny výkazy měly vyplněnou kolonku W.40.
V případě potřeby požádejte o pomoc referenta podpory seniorátů.

Autorizace

Po kontrole úplnosti musí dotazníky autorizovat a uzavřít senior nebo seniorátní kurátor (stačí jeden).

Autorizace se provádí v aplikaci AKTA, která je dostupná přes:

Evangnet → Administrace → AKTA