Zápis musí přesně a zřetelně zachytit všechna rozhodnutí SV a jejich podporu. Dále má obsahovat úkoly, které z jednání vyplynuly, včetně osoby odpovědné za jeho plnění a termínu pro splnění. Úkoly a odpovědné osoby je vhodné buď zvýraznit graficky, nebo je vypsat na konci zápisu. Je velmi užitečné, když zápis v přiměřené míře zachycuje také rozhovor o jednotlivých bodech jednání případně související informace, které pomohou porozumět obsahu a souvislostem jednání a rozhodnutí, která SV udělal. Zápis také musí obsahovat rozhodnutí SV udělaná při předchozím jednání pomocí komunikačních prostředků (viz výše). Obecně platí, že zápis není určen jen jako poznámky pro ty, kdo se jednání zúčastnili, ale má být přehledným a spolehlivým zdrojem informací také pro všechny, kdo s ním pracují (např. SR, pozdější SV při zpětném dohledávání informací, badatelé v archivu).

Uvedená struktura není nějak nařízená, pomůže ale při jednání SV na nic podstatného nezapomenout. Je jasné, že ne vždy bude ve všech bodech něco k projednání, pak mohou klidně zůstat prázdné. Můžete je i vymazat, ale pak je dobré si pro přípravu programu SV, kterou je možné také dělat podle této struktury, a pro zápis otevřít vždy celý vzorový zápis. Pořadí bodů má snad logiku, ale můžete opět přizpůsobit podle své situace nebo zvyklosti.

Zápis č. 1-2025 z (online) jednání seniorátního výboru xxxx seniorátu

konaného dne … od … v ……

Účast

Za jméno můžete uvést zkratku, kterou pak je v zápisu možné používat

Členové:

Náhradníci:

Omluveni:

Hosté:

Vedení schůze:

Zahájení (bohoslužebný úvod):

Zapisovatel:

Jednotlivé body programu doporučeno číslovat průběžně, usnadní to odkazování k místům v dřívějších zápisech, kdy je možné uvést: bod x) v zápisu z …

PER ROLLAM schváleno

PLNĚNÍ ÚKOLŮ

přenést úkoly z minulého zápisu, uvést stav, případně způsob jejich splnění/plnění

BYLO

BUDE (možno přidat odkaz na seniorátní kalendář)

SBORY A KAZATELÉ

Poznámky k dění ve sborech – buď uvádějte jen ty, o kterých se jednalo, nebo můžete např. použít tabulku se seznamem všech sborů, do které se vepisují poznámky z jednání. Nemusí se nutně jednat o každém, pokud právě není nic k projednání. V nabídnuté tabulce je sloupec i pro kazatele s uvedením konce jejich povolání ve sboru. Tabulka může vypadat např. takto:

sbor	kazatel
Seniorát xxxxxxxx	f. Jméno Příjmení (do D.M.RRRR)
SBOR poznámky z jednání ke sboru	f. Jméno Příjmení (do D.M.RRRR)
SBOR	f. Jméno Příjmení (do D.M.RRRR) poznámky z jednání ke kazateli
SBOR	f. Jméno Příjmení (do D.M.RRRR)
SBOR poznámky z jednání ke sboru	Administruje Jméno Příjmení od D.M.RRRR
SBOR poznámky z jednání ke sboru	f. Jméno Příjmení (do D.M.RRRR)

Výpomocní kazatelé

PORADNÍ ODBORY SENIORÁTU

FINANCE, HOSPODAŘENÍ

SENIORÁTNÍ ZPRAVODAJ

CELOCÍRKEVNÍ TÉMATA

POŠTA

RŮZNÉ

SEZNAM ÚKOLŮ

Úkoly z jednání buď vypište sem nebo je v textu pořádně zvýrazněte (včetně odpovědných osob a termínů splnění). Dobrou možností je úkoly číslovat (např. čísloúkolu/číslo-rok_zápisu, tedy 4/1-26), umožní to snáze se odkazovat ke starším zápisům při sledování jejich plnění.